Przetwarzanie danych osobowych według RODO to każda operacja wykonywana na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest ona realizowana w sposób zautomatyzowany, czy też nie. RODO wprowadza rygorystyczne zasady i wymogi dotyczące przetwarzania danych osobowych, mające na celu ochronę prywatności i praw osób, których dane dotyczą.
Definicja danych osobowych
Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (tzw. podmiotu danych). Obejmuje to nie tylko oczywiste dane, takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu czy adres e-mail, ale także inne informacje, które mogą prowadzić do identyfikacji osoby, jak np. numer identyfikacyjny, dane lokalizacyjne, identyfikator internetowy (np. adres IP) oraz czynniki charakterystyczne dla tożsamości fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, umysłowej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej danej osoby.
Przetwarzanie danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych oznacza każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany. Przykłady przetwarzania to:
- zbieranie danych,
- przechowywanie,
- organizowanie,
- uporządkowanie,
- adaptacja lub modyfikacja,
- wykorzystywanie,
- ujawnianie przez przesłanie, rozpowszechnianie lub inne udostępnienie,
- dopasowanie lub łączenie,
- ograniczanie,
- usuwanie lub niszczenie danych.
Zasady przetwarzania danych osobowych
RODO ustanawia szereg zasad, które muszą być przestrzegane podczas przetwarzania danych osobowych:
- Zasada legalności, rzetelności i przejrzystości:
- dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty wobec osoby, której dotyczą.
- Zasada celowości:
- dane osobowe mogą być zbierane i przetwarzane wyłącznie w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.
- Zasada minimalizacji danych:
- dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co jest niezbędne do realizacji celów, dla których są przetwarzane.
- Zasada merytorycznej poprawności:
- Dane osobowe muszą być dokładne i w razie potrzeby aktualizowane; należy podjąć wszelkie rozsądne kroki, aby dane, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane.
- Zasada ograniczenia przechowywania:
- dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich są przetwarzane.
- Zasada integralności i poufności:
- dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed nieuprawnionym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, przy użyciu odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
- Zasada rozliczalności:
- administrator danych osobowych jest odpowiedzialny za przestrzeganie powyższych zasad i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie.
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych (dane osobowe zwykłe art. 6 RODO)
RODO wymaga, aby przetwarzanie danych osobowych było oparte na co najmniej jednej z sześciu podstaw prawnych:
- zgoda osoby, której dane dotyczą.
- niezbędność przetwarzania do wykonania umowy.
- niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego.
- niezbędność przetwarzania do ochrony żywotnych interesów osoby.
- niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
- prawnie uzasadnione interesy administratora lub strony trzeciej, z wyjątkiem sytuacji, gdy nadrzędny charakter mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.
Prawa osób, których dane dotyczą
Osoby, których dane są przetwarzane, mają szereg praw, w tym:
- prawo do dostępu do swoich danych,
- prawo do sprostowania danych,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
- prawo do bycia poinformowanym o naruszeniach ochrony danych.
Obowiązki administratora danych
Administrator danych jest odpowiedzialny za:
- zapewnienie zgodności przetwarzania danych z RODO,
- dokumentowanie czynności przetwarzania (np. prowadzenie rejestru czynności przetwarzania),
- prowadzenie oceny ryzyka dla ochrony danych osobowych,
- wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych,
- wyznaczenie inspektora ochrony danych (jeśli dotyczy),
- informowanie osób, których dane dotyczą, o przetwarzaniu danych i ich prawach.
Sankcje za naruszenie RODO
Naruszenie przepisów RODO może skutkować nałożeniem kar administracyjnych, w tym kar finansowych sięgających nawet 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Przestrzeganie RODO jest kluczowe dla ochrony danych osobowych i zapewnienia zgodności z przepisami prawa w Unii Europejskiej.