Na podstawie art. 55c ust 1 z dnia 12 marca 2004 r. Ustawy o pomocy społecznej dyrektorzy lub kierownicy domów pomocy społecznej są zobowiązani do prowadzenia od 1 stycznia 2024 r. Rejestru zgłoszeń o zdarzeniach nadzwyczajnych.
Zdarzenie nadzwyczajne należy rozumieć jako zdarzenie, które w sposób negatywny wpływa na mieszkańca domu pomocy społecznej i którego następstwa wiążą się z potencjalnym lub faktycznym pogorszeniem stanu zdrowia lub wręcz zagraża życiu. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w rekomendacjach sugeruje, by przy rozpatrywaniu takiego zdarzenia brać pod uwagę występujący skutek dla mieszkańca w postaci zagrożenia zdrowia lub życia. Artykuł 55c ust. 2 uops precyzuje listę zdarzeń prowadzących do zagrożenia życia lub zdrowia mieszkańców domu pomocy społecznej wskazując: wypadki, samouduszenia, obrażenia ciała.
Rejestr może być prowadzony w sposób tradycyjny lub elektronicznie. Przy prowadzeniu rejestru należy uwzględnić zgodność z przepisami obowiązującymi w zakresie ochrony danych osobowych oraz tworzenia i przechowywania dokumentacji archiwalnej (retencji danych osobowych).
Kluczową informacją w obszarze ochrony danych osobowych jest Art. 55c ust. 2 i ust 3 uops. Dyrektor lub kierownik pomocy społecznej jest zobowiązany do podjęcia działań następczych mających na celu: ustalenie przyczyn zaistniałej sytuacji, analizę możliwości ograniczenia wystąpienia podobnych zdarzeń w przyszłości, zastosowanie rozwiązań zapobiegawczych.
W rejestrze zdarzeń nadzwyczajnych gromadzimy następujące dane:
1) imię i nazwisko osoby zgłaszającej;
2) datę zgłoszenia;
3) opis i miejsce zdarzenia;
4) informację o podjętych działaniach następczych.
Katalog przetwarzanych danych jest zamknięty, co sugeruje, iż żadnych innych informacji nie powinno się w nim ujmować A to znaczy, że nie możemy zawrzeć w rejestrze danych, które w sposób bezpośredni lub pośredni mogą posłużyć do identyfikacji mieszkańca DPS-u. Stanowisko to zostało skonsultowane z Urzędem Ochrony Danych Osobowych, Ministerstwem Rodziny, Pomocy i Polityki Społecznej a także Podlaskim Urzędem Wojewódzkim – Wydziałem Polityki Społecznej. Rejestr ma charakter czysto statystyczny.
Rejestr zdarzeń nadzwyczajnych na etapie tworzenia w DPS-ie będzie zawierał dane osobowe osoby zgłaszającej zdarzenie. Jest to podstawa do wpisu w „Rejestrze czynności przetwarzania” oraz upoważnienia osób, które będą odpowiadać za przetwarzanie w nim danych. Rejestr raz na kwartał przekazujemy do Starosty, wówczas musi być zanonimizowany.
