Dzisiaj zajmiemy się ważnym problemem z obszaru prawa budowlanego.
Na podstawie art. art. 34 ust. 3d Ustawy z dnia z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane do projektów zagospodarowania, architektoniczno-budowlanego i technicznego dołącza się:
– kopię decyzji o nadaniu uprawnień,
– kopię zaświadczenie o przynależności do izby,
– oświadczenie o sporządzeniu projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami wiedzy technicznej.
Przepis powyższy określa katalog dokumentów jakie projektant jest obowiązany dołączyć do projektu. W praktyce dołączane są kserokopię zaświadczenia o nadaniu uprawnień do dokumentacji papierowej a także skan do dokumentacji elektronicznej, która następnie trafia do Biuletynu Informacji Publicznej zamawiającego.
W takim zaświadczeniu znajdują się następujące dane: imię i nazwisko, numer uprawnień, adres zamieszkania i bywa, że data urodzenia. Plik przygotowany przez projektanta w wersji elektronicznej (pdf) publikowany jest na stronach BIP.
I jest to zjawisko powszechne, co nie znaczy, że podmioty publikując bezkrytycznie taką dokumentację nie naruszają danych osobowych autora projektu.
Czy dane projektanta powinny być anonimizowane przed publikacją w BIP? Zgodnie z art. 6 RODO by przetwarzać dane projektanta podczas publikacji na BIP-ie musi być zrealizowana jedna bądź kilka przesłanek legalności. W tym wypadku dokumentacja jest przygotowana przez projektanta, który sam zawarł swoje dane osobowe celem publikacji w internecie. Jest to jednak zgoda dorozumiana, wprost nie znajdziemy faktycznej zgody (chyba, że ją pozyskamy, ale w urzędach do których zadzwoniłem nie uzyskałem potwierdzenia takiej praktyki). Przepis mówi o zamieszczeniu kopii decyzji o nadaniu uprawnień do dokumentacji, ale czy jest to wystarczająca przesłanka by publikować cały pakiet danych z zaświadczenia na internecie?
Cel przedłożenia zaświadczenia o uprawnieniach służy weryfikacji dopuszczenia do zawodu i gwarancji rzetelnego wykonania projektu. Takie zaświadczenie znajduje się w dokumentacji papierowej, niemniej jednak publikacja w internecie (na BIP) ma inny cel, to urząd ma obowiązek weryfikacji uprawnień, zaś odbiorców strony BIP interesuje tylko kto i czy dana osoba posiada faktycznie wymagane uprawnienia. Informacje możemy zweryfikować na stronie https://e-crub.gunb.gov.pl podając nazwisko lub nr uprawnień. W centralnym systemie na próżno szukać adresu zamieszkania czy daty urodzenia.
Wykonałem telefon do mnóstwa urzędów w całym kraju. Rozmawiając z Inspektorami Ochrony Danych z innych instytucji dowiedziałem się, że problem nie jest im znany. Komórki, wydziały, departamenty zamówień publicznych nigdy nie zgłaszały dla nich do konsultacji zagadnienia. Osoby zajmujące się zamówieniami publicznymi twierdzą, że nie widzą nic niestosownego w zaświadczeniach a już na pewno nie naruszenia danych osobowych. Co więcej pani od zamówień publicznych z Urzędu Miasta Krakowa zarzuciła mi, że zawracam dla niej głowę, marnuję czas, powołuję się na sprawy archiwalne z ich BIP-u (sprawa z 2021 r.) itd… Była to niezrozumiała reakcja na proste pytanie, ale gdy spojrzałem na oceny ich urzędu w Googlach, wszystko było jasne.
Skierowałem zapytanie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie celem podjęcia jednoznacznej decyzji czy projekty idące do publikacji na BIP mają być anonimizowane czy nie.
Odpowiedź z UODO z 2 listopada 2022 r.:
Zasygnalizowana przez Pana sytuacja wymaga ustalenia w szczególności, w jakim celu
i na jakiej podstawie prawnej wskazane przez Pana dane mają być opublikowane. Jeśli
udostępnianie określonych informacji poprzez ich publikację uregulowane jest przepisami
prawa wówczas kwestie udostępniania informacji w postaci danych osobowych należy
rozpatrywać przez pryzmat przewidzianych w tych regulacjach szczególnych rozwiązań
przewidujących ograniczenia lub wyjątki w zakresie udostępniania określonych danych
osobowych.
W przedstawionym przez Pana przypadku warto też dokonać analizy przepisów ustawy
z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, które określają m.in. sytuacje, w których nie stosuje
się wymogu dołączania do projektu zagospodarowania określonych dokumentów.
Przykładowo zgodnie z art. 34 ust. 3da powyższej ustawy wymogu dołączenia kopii:
1) uprawnień budowlanych w odpowiedniej specjalności, o którym mowa w ust. 3d pkt 1 – nie
stosuje się do uprawnień budowlanych wpisanych do centralnego rejestru osób posiadających
uprawnienia budowlane;
2) zaświadczenia, o którym mowa w ust. 3d pkt 2 – nie stosuje się do osób wpisanych do
centralnego rejestru osób posiadających uprawnienia budowlane.
O udostępnieniu informacji publicznej w określonym stanie faktycznym i prawnym, rozstrzyga dysponent informacji publicznej.
Wnioski:
W związku z powyższym uważam, że należy zadbać by w dokumentacji przetargowej, która będzie publikowana na BIP czy innych stronach dedykowanych, nie znajdowały się zaświadczenia jeśli nie muszą (ust. 3da prawa budowlanego), a jeśli są takie w dokumentacji to:
- na podstawie art 6 ust 1 lit a RODO – zwracamy się do projektantów o zgodę na publikację ich adresów zamieszkania;
- wprost żądamy dokumentacji już zanonimizowanej (plików, które będziemy publikować na BIP-ie).
Na etapie przygotowania dokumentacji jednostki powinny zadbać o realizację powyższych rozwiązań.
