Procedura korzystania z poczty elektronicznej

Procedura korzystania z poczty elektronicznej

W jednostkach które podlegają pod moją opiekę w zakresie bezpieczeństwa informacji oraz danych osobowych, funkcjonują następujące zapisy:

  1. Do przesyłania danych osobowych z użyciem maila stosuje się wyłącznie służbową pocztę elektroniczną w domenie „…….@……pl”
  2. Do przesyłania danych osobowych z użyciem maila poza urząd uprawnione są wyłącznie osoby upoważnione do ich przetwarzania.
  3. W przypadku przesyłania informacji wrażliwych wewnątrz urzędu bądź wszelkich danych osobowych poza urząd należy wykorzystywać mechanizmy kryptograficzne (hasłowanie wysyłanych plików).
  4. W przypadku zabezpieczenia plików hasłem, obowiązuje minimum 8 znaków: duże i małe litery i cyfry lub znaki specjalne a hasło należy przesłać odrębnym mailem lub inną metodą, np. telefonicznie lub SMS-em.
  5. Użytkownicy powinni zwracać szczególną uwagę na poprawność adresu odbiorcy dokumentu.
  6. Zaleca się, aby użytkownik podczas przesyłania danych osobowych mailem zawarł w treści prośbę o potwierdzenie otrzymania i zapoznania się z informacją przez adresata
  7. Nie należy otwierać załączników (plików) w mailach nadesłanych przez nieznanego nadawcę lub podejrzanych załączników nadanych przez znanego nadawcę
  8. Nie należy otwierać stron internetowych wskazanych hiperlinkami w mailach, gdyż mogą to być hiperlinki do stron zainfekowanych lub niebezpiecznych.
  9. Użytkownicy nie powinni rozsyłać za pośrednictwem maila informacji o zagrożeniach dla systemu informatycznego, „łańcuszków szczęścia”, itp.
  10. Użytkownicy powinni okresowo kasować niepotrzebne maile.
  11. Podczas wysyłania maili do wielu adresatów jednocześnie, należy użyć metody „Ukryte do wiadomości – UDW”.
stat4u