Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych to dokument, który każdy administrator danych oraz podmiot przetwarzający dane (procesor) jest zobowiązany prowadzić zgodnie z art. 30 RODO. Rejestr ten służy jako narzędzie do monitorowania i zarządzania procesami przetwarzania danych, a także jest dowodem na przestrzeganie zasad RODO.
Kiedy rejestr czynności przetwarzania jest obowiązkowy?
Każdy administrator oraz procesor jest zobowiązany do prowadzenia rejestru, chyba że spełnia jednocześnie wszystkie poniższe warunki:
- Zatrudnia mniej niż 250 osób,
- Przetwarzanie nie jest prowadzone regularnie,
- Przetwarzanie nie obejmuje szczególnych kategorii danych (takich jak dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego, przekonań religijnych itp.),
- Przetwarzanie nie stwarza ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Jednakże, w praktyce większość organizacji prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych, ponieważ nawet małe firmy często przetwarzają dane regularnie lub przetwarzają dane szczególnych kategorii.
Co powinien zawierać rejestr czynności przetwarzania?
Rejestr czynności przetwarzania powinien zawierać następujące informacje:
- Nazwa i dane kontaktowe administratora (a także współadministratorów, przedstawicieli administratora w UE, jeśli dotyczy, oraz inspektora ochrony danych):
- Nazwa organizacji
- Adres siedziby
- Dane kontaktowe (np. e-mail, telefon)
- Informacje o inspektorze ochrony danych (jeśli wyznaczono)
- Cele przetwarzania:
- Dokładne opisanie celu lub celów, w jakich przetwarzane są dane osobowe.
- Opis kategorii osób, których dane dotyczą oraz kategorii danych osobowych:
- Kategorie osób, np. klienci, pracownicy, kontrahenci.
- Kategorie przetwarzanych danych, np. dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, dane finansowe.
- Kategorie odbiorców danych osobowych:
- Informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe są lub mogą być ujawnione (np. dostawcy usług IT, agencje rządowe).
- Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:
- Informacje o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w tym nazwa kraju lub organizacji międzynarodowej.
- Wskazanie zabezpieczeń związanych z takim transferem (np. standardowe klauzule umowne, decyzja o adekwatności).
- Okres przechowywania danych osobowych:
- Okres, przez jaki dane będą przechowywane lub kryteria ustalania tego okresu.
- Opis środków technicznych i organizacyjnych:
- Środki, jakie zostały wdrożone w celu zabezpieczenia danych osobowych (np. szyfrowanie, pseudonimizacja, polityki dostępu).
Rejestr czynności przetwarzania u podmiotu przetwarzającego (procesora)
Podmiot przetwarzający, prowadząc rejestr, musi zawrzeć podobne informacje jak administrator, z tą różnicą, że rejestr będzie dotyczyć czynności przetwarzania wykonywanych w imieniu administratora. Dodatkowo rejestr procesora powinien obejmować:
- Nazwę i dane kontaktowe każdego administratora, w imieniu którego procesor działa.
- Kategorię czynności przetwarzania wykonywanych na rzecz każdego z administratorów.
Cel i znaczenie rejestru czynności przetwarzania
Rejestr czynności przetwarzania jest kluczowym dokumentem w zarządzaniu ochroną danych osobowych w organizacji. Jest to również pierwszy dokument, którego organy nadzorcze mogą zażądać podczas kontroli zgodności z RODO. Rejestr pomaga w monitorowaniu procesów przetwarzania danych, identyfikacji ryzyk, a także w podejmowaniu odpowiednich środków w celu zabezpieczenia danych osobowych.
Prowadzenie rejestru jest zatem nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także dobrym praktyką, która wspiera organizację w skutecznym zarządzaniu danymi osobowymi oraz w minimalizowaniu ryzyka naruszeń.
