Rejestr kategorii przetwarzania w kontekście RODO odnosi się do dokumentacji, którą powinien prowadzić podmiot przetwarzający dane (procesor). Procesor, w odróżnieniu od administratora, nie zarządza celami przetwarzania, ale przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie administratora. Dlatego rejestr kategorii przetwarzania skupia się na opisaniu czynności przetwarzania wykonywanych przez procesora na rzecz administratorów danych.
Co powinien zawierać rejestr kategorii przetwarzania?
Rejestr kategorii czynności przetwarzania, prowadzony przez podmiot przetwarzający, powinien zawierać następujące informacje:
- Nazwa i dane kontaktowe procesora:
- Nazwa podmiotu przetwarzającego (procesora).
- Adres siedziby procesora.
- Dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail.
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych (jeśli dotyczy).
- Nazwa i dane kontaktowe każdego administratora:
- Lista administratorów danych, w imieniu których procesor przetwarza dane.
- Dane kontaktowe tych administratorów, takie jak adres siedziby, numer telefonu i e-mail.
- Kategorie przetwarzania prowadzone w imieniu każdego administratora:
- Opis czynności przetwarzania wykonywanych na rzecz poszczególnych administratorów.
- Kategorie danych przetwarzanych w ramach każdej z tych czynności.
- Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:
- Informacje o przekazywaniu danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub do organizacji międzynarodowych.
- Opis stosowanych zabezpieczeń przy transferze danych (np. standardowe klauzule umowne, mechanizmy certyfikacji, decyzje o adekwatności).
- Opis środków technicznych i organizacyjnych:
- Informacje o środkach zabezpieczających dane osobowe stosowanych przez procesora (np. szyfrowanie, pseudonimizacja, polityki dostępu).
Cel i znaczenie rejestru kategorii przetwarzania
Prowadzenie rejestru kategorii przetwarzania przez procesora jest istotnym elementem zgodności z RODO. Rejestr ten dokumentuje, jakie dane są przetwarzane, w jaki sposób i na jakiej podstawie prawnej, co jest kluczowe w kontekście odpowiedzialności procesora za przetwarzanie danych osobowych zgodnie z umowami zawartymi z administratorami.
Rejestr kategorii przetwarzania umożliwia również organom nadzorczym monitorowanie, czy procesor przestrzega zasad RODO i czy stosuje odpowiednie zabezpieczenia danych osobowych. Procesor, podobnie jak administrator, jest zobowiązany do udostępnienia rejestru na żądanie organów nadzorczych, co stanowi element rozliczalności w ramach RODO.
Warto zaznaczyć, że choć rejestr kategorii przetwarzania jest obowiązkowy, jego zakres może być dostosowany do skali przetwarzania i specyfiki działalności procesora, co pozwala na elastyczne podejście do dokumentacji w zależności od potrzeb organizacji.
